PROCESO ADMINISTRATIVO
INTRODUCCIÓN
Las
Organizaciones Deportivas son
estructuras a las que corresponde, como es bien conocido, satisfacer los
intereses generales de sus respectivas instancias o comunidades. Cualquier ente
deportivo es una organización pero también las entidades que forman parte de la
misma, sean éstas de naturaleza formal (Públicas o privadas) o informales (comunitarias
o empresas) pueden considerarse organizaciones a efectos analíticos. Todo ello
con independencia de que su entorno esté configurado por otras unidades
administrativas y que sus objetivos y
decisiones estén condicionadas por los criterios de instancias superiores. Por
ejemplo, un Instituto Regional de Deportes es una organización pero cualquiera
de sus unidades administrativas diferenciadas, formalmente independientes o no,
pueden ser analizadas como si fueran organizaciones con entidad propia ya que
poseen todos los elementos que caracterizan a una organización. Examinar el
funcionamiento de las diversas instancias o unidades administrativas, que
configuran las Organizaciones deportivas, como órganos gerenciales que siguen
procesos administrativos es el objetivo de este trabajo pero, ¿cómo podemos
analizar unas realidades que ya a simple vista parecen muy complejas? En
efecto, el funcionamiento las organizaciones deportivas comprende fenómenos muy
dinámicos que poseen varias dimensiones y,
en consecuencia, deben ser analizadas desde distintos enfoques y con diferentes
niveles de tratamiento. Una organización articula varias dimensiones que
requieren enfoques específicos y precisos pero sin perder de vista una
comprensión más global que permita apreciar los puntos de contacto y las
sinergias entre las distintas dimensiones.
La
reflexión y aplicación científica de la administración y la legislación
deportiva cobra importancia en la medida en que las nuevas dinámicas del
deporte Venezolano se ven enfrentadas a retos que exigen de sus Gerentes
Deportivos nuevos conceptos y prácticas en sus ejecutorias. La historia de la
Gerencia Deportiva Venezolana no es ajena a la historia económica, política y
social; es decir, está llena de aciertos, desaciertos, dudas y falta de una
correcta orientación; donde en ocasiones han privado los intereses de ciertos
sectores, limitando el potencial de desarrollo deportivo que podríamos
alcanzar. Por ordenamiento del Comité Olímpico Internacional, Venezuela, como
miembro desde Diciembre 23 de 1935, ha consolidado una estructura desde del Comité
Olímpico Venezolano (COV) como órgano rector del Deporte Asociado Nacional al
que lo conforman las Federaciones Deportivas y que a su vez están constituidas
por las Asociaciones Deportivas por estados y estas por ligas y Clubes locales.
Ha sido esta la dinámica que durante más de 70 años ha orientado el deporte en
Venezuela, a la cual se sumó la presencia del Estado con la creación de
Instituto Nacional de Deportes (IND), mediante
decreto No 164 de la Junta Militar de Gobierno de los Estados Unidos de
Venezuela (Publicado en Gaceta Oficial de los Estados Unidos de Venezuela, bajo
el No 22952 22
de Junio de 1949, cuyas funciones le permiten regular, financiar y promover la
Educación Física, el Deporte y la Recreación e igualmente intervenir en la
financiación de los deportistas venezolanos, de alto rendimiento, en eventos internacionales.
También
es importante destacar que las dimensiones centralistas del Instituto Nacional
de Deportes han sido redimensionadas y reestructuradas. En tal sentido, la
nueva misión del IND está orientada hacia la formulación y coordinación de la
política deportiva y la atención integral de los seleccionados que representan
a Venezuela en eventos internacionales. Lo concerniente al desarrollo deportivo
pasa a ser transferido a las gobernaciones, alcaldías y juntas parroquiales,
quienes, para acometer tal finalidad, deberán propender a la creación de los
consejos regionales del deporte, a los institutos regionales de deporte, de
quienes dependerá la realización de los juegos estadales de cada entidad y todo
lo concerniente a la participación en los Juegos Deportivos Nacionales.
Igualmente, deberá impulsarse a nivel de los estados la aprobación de una Ley
Regional del Deporte que consagre, entre otras cosas, la estructura regional,
la estructura para acometer la actividad deportiva, un presupuesto respectivo
no menor del 3% del presupuesto del Estado, los programas de competencia, la
atención al atleta y la formación de los recursos humanos para el deporte.
Hablar
de procesos administrativos en Órganos Deportivos pudiéramos referirnos al conjunto
de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de
administración que involucra diferentes actividades tendientes a la consecución
de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos, a fin de
lograr los fines, propósitos y metas trazadas por cada organismo. Pasa,
entonces por un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad.
La
administración en Organismos Deportivos debe comprender varias fases, etapas o
funciones, cuyo manejo gerencial y exhaustivo es indispensable a fin de aplicar
el método, los principios y las técnicas adecuadas en base a lo establecido en
los distintos procesos de planeación.
Al
llevar adelante procesos administrativos en cualquier Organismo Deportivo el gerente debe
fundamentar su trabajo en dos fases: una
estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma
de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades
necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A
estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. En
consecuencia se puede precisar que la mecánica
administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece
lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo
social. Koontz y O’ Donnell: 2004. “Definen el proceso administrativo con 5
elementos, planeación, designación de personal, control, organización,
dirección.”
Podemos
decir, entonces, que gracias al proceso
administrativo podemos llevar a cabo una buena administración en un Organismo
Social Promotora del Deporte ya que por
medio de fases o pasos podemos llegar al éxito de los objetivos de dichas
órganos. En este contexto, las instituciones que conforman el Sistema Nacional
del Deporte, la Educación Física y la Actividad Física requieren de un nuevo
profesional que dinamice no solo desde las prácticas, sino desde las
herramientas conceptuales y gerenciales los nuevos retos que imponen los roles
sociales y los mercados.
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
La
Administración es un proceso a través del cual se logran determinados objetivos
previamente establecidos, mediante la utilización racional de recursos humanos,
materiales, técnicos y financieros. El proceso administrativo es el conjunto de
fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración
misma que se interrelacionan y forman un proceso integral. Las funciones
Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo,
cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización,
Dirección y Control, son solo funciones
administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar,
Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para
alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.
Fuente:
Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.1990
Según
los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, (1992). Plantean que las funciones
del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y Control que
conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de
vista sistémico. Fayol señala que estos elementos son aplicables en negocios,
organizaciones políticas, sociales, religiosas, filantrópicas y militares.
Todo
Proceso Administrativo está compuesto por dos fases fundamentales: la mecánica
y la dinámica, en donde la mecánica comprende a la planeación (trata
más o menos de que cosas se van a
realizar en la organización, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.)
y la organización (de cómo se va a realizar y se cuenta con los organigramas,
recursos, funciones…). La dinámica aquí está la dirección que se encarga de ver
que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo,
comunicación, motivación y por último, encontramos al control que es el
encargado de decir cómo se ha realizado, qué se hizo, cómo se hizo, y compara
los estudios.
Proceso administrativo en detalle
Fase mecánica:
Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas,
presupuestos, procedimientos. Organización: División del trabajo y de la
coordinación; jerarquización, departamentación, descripción de funciones.
Fase dinámica:
Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y
supervisión.
Así
mismo podemos establecer algunas caracterizaciones particulares de cada
elemento, inherente al proceso administrativo:
|
Planificación
|
Organización
|
Dirección
|
Controlar
|
|
Decisión sobre los objetivos
Definición de planes para alcanzarlos
Programación de actividades
Organización
Recursos y actividades para alcanzar los objetivos
Órganos y cargos
Atribución de autoridades y responsabilidad
|
Determinación de jerarquías
Disposición, correlación y agrupación de actividades,
con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
|
Designación de cargos
Comunicación, liderazgo y motivación de personal
Dirección para los objetivos
|
Definición de estándares para medir el desempeño
Corregir desviaciones y garantizar que se realice la
planeación
Universalidad del proceso administrativo
|
PLANEACIÓN
Fija
el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios
para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación
de tiempos y de números necesarios para su realización.
ETAPAS:
*
Propósitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
*
Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener, son fines
por alcanzar, establecidos cuantitativamente.
*
Estrategia: Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección
y el empleo general de los recursos y esfuerzos, las lograr los objetivos en
las condiciones más ventajosas.
*
Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios lineamientos y no
se sancionan.
*
Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la
empresa expresando en términos económicos, junto con la comprobación
subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
*
Pronósticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.
PRINCIPIOS:
Principio de la Precisión:
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la
mayor precisión posible.
Principio de la Flexibilidad:
Es dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos
como malos.
Principio de la Unidad:
Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta
propuesta.
ORGANIZACIÓN
Es
el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional
de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición,
correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social.
ETAPAS:
División del Trabajo:
Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una
función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
Jerarquización:
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango,
grado o importancia.
Departamentalización:
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades específicas,
con base en su similitud.
PRINCIPIOS:
Principio del Objetivo:
Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con
los objetivos y propósitos de la empresa.
Principio de la Especialización:
El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad.
Principio de la Jerarquía:
Se deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación
necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto
ejecutivo, al nivel más bajo.
Paridad de Autoridad y
Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe
corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
Unidad de Mando:
Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar
a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenas de más de
dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
Difusión:
Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a
disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con ellas.
Amplitud
o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que
deben reportar a un ejecutivo.
La Coordinación:
Las unidades de una organización siempre deberán de mantenerse en equilibrio.
Continuidad:
Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
DIRECCIÓN
Ejecución
de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de
los esfuerzos del grupo social a través, de la motivación, comunicación y
supervisión.
ETAPAS:
Toma de Decisiones:
Es la elección del curso de acción entre varias alternativas.
Integración:
Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para
poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los
planes
Motivación:
Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de
objetivos.
Comunicación:
Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.
Supervisión: Checar
que las cosas se estén dando de una manera correcta.
PRINCIPIOS:
De la Armonía del Objetivo o
Coordinación de interés: La dirección será eficiente en tanto
se encamine hacia el logro de los objetivos.
Impersonalidad de Mando:
Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la
organización para obtener ciertos resultados.
De la Supervisión directa:
Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes.
De la Vía Jerárquica:
Los canales de comunicación deben de ser transmitidos a través de los niveles
jerárquicos correspondientes.
De la Resolución del Conflicto:
Es la necesidad de resolver los problemas que surjan, desde el principio y no
dejar que crezcan.
Aprovechamiento del Conflicto: A
veces con los problemas que se presentan, se visualizan nuevas estrategias y se
saca provecho de los problemas.
CONTROL
Es
la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar
y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
ETAPAS:
Establecimiento de Estándares:
Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los
objetivos definidos de la organización.
Medición de Resultados:
Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Corrección:
La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para
integrar las desviaciones con relación a los estándares.
Retroalimentación:
Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
Control:
Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y
reflejar su eficacia.
PRINCIPIOS:
Equilibrio:
Debe de haber un balance entre el control y la delegación.
De los Objetivos:
El control existen en función de los objetivos, el control no es un fin, sino
un medio para alcanzar los objetivos.
De la oportunidad:
El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el
error.
De las Desviaciones:
Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y
saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.
Costeabilidad:
Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en
relaciones con las ventajas reales que este aporte.
De la Excepción:
El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de
reducir costos y tiempo.
De la Función Controlada:
La función que realiza el control, no debe de estar involucrada con la
actividad a controlar.
Control como sistema cibernético
Actualmente
las organizaciones deportivas fundamentan su gestión bajo esquemas
administrativos tradicionales, poco científicas (a través del empirismo) al
dar énfasis del problema del control; se olvidan de la dimensión humana, a través de modelos
estructurales que tienen fuerte énfasis en las jerarquías aunque esto
"implicaría" que a menor jerarquía se tiene menor complejidad. En la actualidad no se necesita jerarquía de poder, sino de
complejidad, ya que, dada la realidad se
pueden distinguir sistemas autónomos complejos dentro de otros.
Se
debe desarrollar el todo del sistema, sin provocar una centralización de la
gestión que provoca una frustración a los restantes integrantes de la
organización. Los modelos gerenciales deportivos toman entonces a las
organizaciones como objetos reales desconociendo que lo constitutivo de ellos
está en la definición que los seres humanos vinculados al fenómeno produce.
El
modelo por el cual se observarán las organizaciones deportivas, o enfoques, es
con un observador que las definen como un ser humano determinado
estructuralmente y que no la puede representar como un objeto externo, ya que,
el único modelo por el cual tienen acceso a ella es por intermedio de contactos
que desarrolle por los demás observadores relacionados con la organización (se
debe acoplar estructuralmente a la organización). Junto a lo anterior se hace
necesario también considerar la necesidad que permita a los responsables del
cuidado de la organización intervenir en ella para diagnosticarla y rediseñar
los mecanismos de gestión que les asegure un comportamiento estable según los
estándares por ellos definidos.
Control como un sistema de
retroalimentación
Los
individuos que trabajan o colaboran en cualquier organización, tienen intereses
y aspiraciones individuales, y el reto de integrar y canalizar el esfuerzo de
estas personas hacia la obtención del objetivo de la organización, implica la
necesidad de influir o controlar la conducta de la gente involucrada. En una
organización relativamente formal, las implicaciones referidas se pueden
manifestar en un esquema que incorpora herramientas o técnicas como los
presupuestos, normas (control interno), estándares, procedimientos,
descripciones de puestos, esquemas contables de costos, y desde luego los
sistemas de medición del desempeño. Todos estos elementos considerados
conjuntamente en términos del comportamiento humano representan el
"SISTEMA DE CONTROL ORGANIZACIONAL".
Es
el proceso formal que busca influenciar la conducta de la gente que trabajan en
la organización, a propósito de intentar alcanzar los objetivos más importantes
de esta.
El
sistema de control organizacional, pretende crear congruencia y alinear los
objetivos personales con los de la organización. A medida que la organización
crece, o se vuelve más compleja (por ejemplo cuando tiene más empleados o está
en un área geográfica muy dispersa), la necesidad de los sistemas de control es
más obvia, inclusive llega a representar una necesidad "urgente". En
una empresa pequeña el dueño puede asumir varias funciones entre ellas la de
control, mientras que en una muy grande, esto sería imposible, por lo que se
requiere de mecanismos formales y diversos.
La
retroalimentación proporciona información acerca de las operaciones y sus
resultados, y puede ser: Correctiva cuando produce la información necesaria
para mejorar el desempeño de cada una de las operaciones; evaluativo si informa
acerca del estado general del sistema y sirve como base para la administración
de recompensas o castigos.
CONCLUSIONES
Los
venezolanos nos alegramos y nos emocionamos con los triunfos y trofeos de nuestros
equipos deportivos, en diversas contiendas, locales, regionales,
internacionales y hasta mundiales. Esa
emoción que se ve desde dentro y fuera de las organizaciones deportivas siempre es fruto de un trabajo que quizás
muchos creen lleva en lograrse unos meses con un esfuerzo simple de los atletas. En muy
contados casos esto ha sido así, dado que una victoria de un atleta o equipo
lleva consigo una gerencia eficiente de recursos y aplicación de mecanismos
administrativos que reflejan tal éxito. Este laurel tiene que ver con toda la
cultura deportiva, sus valores, objetivos de la organización en sí misma.
Las
organizaciones deportivas deben usar los mismos cimientos de las corporaciones.
El deporte también es una industria que en manos correctas y bien
intencionadas, puede generar y expandir beneficios económicos a todos sus
miembros y allegados, además de proporcionar bienestar integral a los
involucrados en ellas.
Es
por esto que resulta necesario que los valores sean las bases de sus acciones.
La educación, el respeto, la responsabilidad, la lealtad, el trabajo, la
solidaridad, entre otros deben ser las banderas que debe erigir toda
organización deportiva que aspire ser exitosa de forma consistente a través del
tiempo.
El
Administrar eficientemente un órgano deportivo nos generará seguramente
organizaciones exitosas, autosustentables y que puedan reproducir sus triunfos
de manera constante y que ante los fracasos sepan adaptarse a mejoras
coherentes sin perder el rumbo. Con planificaciones estratégicas a corto,
mediano y largo plazo coherentes y evitando la improvisación o acciones poco
analizadas.
Sus
miembros deben mantener una cultura y sentido de pertenencia envidiables.
Sentir la organización como su segundo hogar y reproducir los valores aprendidos
allí. Conformar una gran familia que
gira en torno al eje del deporte como camino del desarrollo integral del ser
humano. Con la infancia y la juventud como sus más importantes inversiones.
Incluyendo su identidad regional, proyectando la institución como parte de la
imagen de la misma. Un matrimonio entre organización y localidad que
identifique a sus habitantes con la institución, adoptándola como uno de sus
símbolos y códigos. Y al mismo tiempo generando una pertenencia desde el club o
asociación deportiva hacia la región, participando y compartiendo actividades
con la misma que superen la mera publicidad para ser parte de su cotidianidad.
Es
esto lo que hace grande y eterna a una organización. Como podemos ver son
claves que se comparten con empresas de otra naturaleza y que han logrado
estabilidad y productividad creciente a lo largo del tiempo. Se trata de que
cada una de las instituciones busque su identidad en sus raíces y no pierdan de
vista su misión y objetivos.
Víctor
H. Castro A
8751328
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