PROCESO ADMINISTRATIVO

INTRODUCCIÓN

Las Organizaciones Deportivas  son estructuras a las que corresponde, como es bien conocido, satisfacer los intereses generales de sus respectivas instancias o comunidades. Cualquier ente deportivo es una organización pero también las entidades que forman parte de la misma, sean éstas de naturaleza formal (Públicas o privadas) o informales (comunitarias o empresas) pueden considerarse organizaciones a efectos analíticos. Todo ello con independencia de que su entorno esté configurado por otras unidades administrativas y que sus objetivos  y decisiones estén condicionadas por los criterios de instancias superiores. Por ejemplo, un Instituto Regional de Deportes es una organización pero cualquiera de sus unidades administrativas diferenciadas, formalmente independientes o no, pueden ser analizadas como si fueran organizaciones con entidad propia ya que poseen todos los elementos que caracterizan a una organización. Examinar el funcionamiento de las diversas instancias o unidades administrativas, que configuran las Organizaciones deportivas, como órganos gerenciales que siguen procesos administrativos es el objetivo de este trabajo pero, ¿cómo podemos analizar unas realidades que ya a simple vista parecen muy complejas? En efecto, el funcionamiento las organizaciones deportivas comprende fenómenos muy dinámicos que poseen varias dimensiones  y, en consecuencia, deben ser analizadas desde distintos enfoques y con diferentes niveles de tratamiento. Una organización articula varias dimensiones que requieren enfoques específicos y precisos pero sin perder de vista una comprensión más global que permita apreciar los puntos de contacto y las sinergias entre las distintas dimensiones.

La reflexión y aplicación científica de la administración y la legislación deportiva cobra importancia en la medida en que las nuevas dinámicas del deporte Venezolano se ven enfrentadas a retos que exigen de sus Gerentes Deportivos nuevos conceptos y prácticas en sus ejecutorias. La historia de la Gerencia Deportiva Venezolana no es ajena a la historia económica, política y social; es decir, está llena de aciertos, desaciertos, dudas y falta de una correcta orientación; donde en ocasiones han privado los intereses de ciertos sectores, limitando el potencial de desarrollo deportivo que podríamos alcanzar. Por ordenamiento del Comité Olímpico Internacional, Venezuela, como miembro desde Diciembre 23 de 1935, ha consolidado una estructura desde del Comité Olímpico Venezolano (COV) como órgano rector del Deporte Asociado Nacional al que lo conforman las Federaciones Deportivas y que a su vez están constituidas por las Asociaciones Deportivas por estados y estas por ligas y Clubes locales. Ha sido esta la dinámica que durante más de 70 años ha orientado el deporte en Venezuela, a la cual se sumó la presencia del Estado con la creación de Instituto Nacional de Deportes (IND),  mediante decreto No 164 de la Junta Militar de Gobierno de los Estados Unidos de Venezuela (Publicado en Gaceta Oficial de los Estados Unidos de Venezuela, bajo el No 22952  22 de Junio de 1949, cuyas funciones le permiten regular, financiar y promover la Educación Física, el Deporte y la Recreación e igualmente intervenir en la financiación de los deportistas venezolanos, de alto rendimiento,  en eventos internacionales.

También es importante destacar que las dimensiones centralistas del Instituto Nacional de Deportes han sido redimensionadas y reestructuradas. En tal sentido, la nueva misión del IND está orientada hacia la formulación y coordinación de la política deportiva y la atención integral de los seleccionados que representan a Venezuela en eventos internacionales. Lo concerniente al desarrollo deportivo pasa a ser transferido a las gobernaciones, alcaldías y juntas parroquiales, quienes, para acometer tal finalidad, deberán propender a la creación de los consejos regionales del deporte, a los institutos regionales de deporte, de quienes dependerá la realización de los juegos estadales de cada entidad y todo lo concerniente a la participación en los Juegos Deportivos Nacionales. Igualmente, deberá impulsarse a nivel de los estados la aprobación de una Ley Regional del Deporte que consagre, entre otras cosas, la estructura regional, la estructura para acometer la actividad deportiva, un presupuesto respectivo no menor del 3% del presupuesto del Estado, los programas de competencia, la atención al atleta y la formación de los recursos humanos para el deporte.

Hablar de procesos administrativos en Órganos Deportivos pudiéramos referirnos al conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de administración que involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros  y tecnológicos, a fin de lograr los fines, propósitos y metas trazadas por cada organismo. Pasa, entonces por un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración en Organismos Deportivos debe comprender varias fases, etapas o funciones, cuyo manejo gerencial y exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas adecuadas en base a lo establecido en los distintos procesos de planeación.

Al llevar adelante procesos administrativos en  cualquier Organismo Deportivo el gerente debe fundamentar su trabajo en  dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. En consecuencia se puede precisar que la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social. Koontz y O’ Donnell: 2004. “Definen el proceso administrativo con 5 elementos, planeación, designación de personal, control, organización, dirección.”

Podemos decir, entonces,  que gracias al proceso administrativo podemos llevar a cabo una buena administración en un Organismo Social  Promotora del Deporte ya que por medio de fases o pasos podemos llegar al éxito de los objetivos de dichas órganos. En este contexto, las instituciones que conforman el Sistema Nacional del Deporte, la Educación Física y la Actividad Física requieren de un nuevo profesional que dinamice no solo desde las prácticas, sino desde las herramientas conceptuales y gerenciales los nuevos retos que imponen los roles sociales y los mercados.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

La Administración es un proceso a través del cual se logran determinados objetivos previamente establecidos, mediante la utilización racional de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración misma que se interrelacionan y forman un proceso integral. Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y  Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.1990

Según los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, (1992). Plantean que las funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos son aplicables en negocios, organizaciones políticas, sociales, religiosas, filantrópicas y militares.

Todo Proceso Administrativo está compuesto por dos fases fundamentales: la mecánica y la dinámica,  en donde la mecánica comprende a la planeación (trata  más o menos de que cosas se van a realizar en la organización, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organización (de cómo se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones…). La dinámica  aquí está la dirección que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, motivación y por último, encontramos al control que es el encargado de decir cómo se ha realizado, qué se hizo, cómo se hizo, y compara los estudios.

Proceso administrativo en detalle

Fase mecánica: Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos, procedimientos. Organización: División del trabajo  y  de la coordinación; jerarquización, departamentación, descripción de funciones.

Fase dinámica: Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y supervisión.

Así mismo podemos establecer algunas caracterizaciones particulares de cada elemento, inherente al proceso administrativo:

Planificación	Organización	Dirección	Controlar
Decisión sobre los objetivos Definición de planes para alcanzarlos Programación de actividades Organización Recursos y actividades para alcanzar los objetivos Órganos y cargos Atribución de autoridades y responsabilidad	Determinación de jerarquías Disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.	Designación de cargos Comunicación, liderazgo y motivación de personal Dirección para los objetivos	Definición de estándares para medir el desempeño Corregir desviaciones y garantizar que se realice la planeación Universalidad del proceso administrativo

PLANEACIÓN

Fija el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de números necesarios para su realización.

ETAPAS:

* Propósitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

* Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente.

* Estrategia: Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, las lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

* Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios lineamientos y no se sancionan.

* Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

* Pronósticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.

PRINCIPIOS:

Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.

Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos como malos.

Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta propuesta.

ORGANIZACIÓN

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

ETAPAS:

División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.

Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades específicas, con base en su similitud.

PRINCIPIOS:

Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

Principio de la Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

Principio de la Jerarquía: Se deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo, al nivel más bajo.

Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenas de más de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.

Difusión: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con ellas.

 Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.

La Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán de mantenerse en equilibrio.

Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

DIRECCIÓN

Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través, de la motivación, comunicación y supervisión.

ETAPAS:

Toma de Decisiones: Es la elección del curso de acción entre varias alternativas.

Integración: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes

Motivación: Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.

Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

Supervisión: Checar que las cosas se estén dando de una manera correcta.

PRINCIPIOS:

De la Armonía del Objetivo o Coordinación de interés: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos.

Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.

De la Supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes.

De la Vía Jerárquica: Los canales de comunicación deben de ser transmitidos a través de los niveles jerárquicos correspondientes.

De la Resolución del Conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que surjan, desde el principio y no dejar que crezcan.

Aprovechamiento del Conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se visualizan nuevas estrategias y se saca provecho de los problemas.

CONTROL

Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

ETAPAS:

Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los objetivos definidos de la organización.

Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.

Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares.

Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.

PRINCIPIOS:

Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegación.

De los Objetivos: El control existen en función de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos.

De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el error.

De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.

Costeabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en relaciones con las ventajas reales que este aporte.

De la Excepción: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo.

De la Función Controlada: La función que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a controlar.

Control como sistema cibernético

Actualmente las organizaciones  deportivas  fundamentan su gestión bajo esquemas administrativos  tradicionales,  poco científicas (a través del empirismo) al dar énfasis del problema del control; se olvidan  de la dimensión humana, a través de modelos estructurales que tienen fuerte énfasis en las jerarquías aunque esto "implicaría" que a menor jerarquía se tiene menor complejidad.  En la actualidad  no se necesita jerarquía de poder, sino de complejidad, ya que, dada la realidad se  pueden distinguir sistemas autónomos complejos dentro de otros.

Se debe desarrollar el todo del sistema, sin provocar una centralización de la gestión que provoca una frustración a los restantes integrantes de la organización. Los modelos gerenciales deportivos toman entonces a las organizaciones como objetos reales desconociendo que lo constitutivo de ellos está en la definición que los seres humanos vinculados al fenómeno produce.

El modelo por el cual se observarán las organizaciones deportivas, o enfoques, es con un observador que las definen como un ser humano determinado estructuralmente y que no la puede representar como un objeto externo, ya que, el único modelo por el cual tienen acceso a ella es por intermedio de contactos que desarrolle por los demás observadores relacionados con la organización (se debe acoplar estructuralmente a la organización). Junto a lo anterior se hace necesario también considerar la necesidad que permita a los responsables del cuidado de la organización intervenir en ella para diagnosticarla y rediseñar los mecanismos de gestión que les asegure un comportamiento estable según los estándares por ellos definidos.

Control como un sistema de retroalimentación

Los individuos que trabajan o colaboran en cualquier organización, tienen intereses y aspiraciones individuales, y el reto de integrar y canalizar el esfuerzo de estas personas hacia la obtención del objetivo de la organización, implica la necesidad de influir o controlar la conducta de la gente involucrada. En una organización relativamente formal, las implicaciones referidas se pueden manifestar en un esquema que incorpora herramientas o técnicas como los presupuestos, normas (control interno), estándares, procedimientos, descripciones de puestos, esquemas contables de costos, y desde luego los sistemas de medición del desempeño. Todos estos elementos considerados conjuntamente en términos del comportamiento humano representan el "SISTEMA DE CONTROL ORGANIZACIONAL".

Es el proceso formal que busca influenciar la conducta de la gente que trabajan en la organización, a propósito de intentar alcanzar los objetivos más importantes de esta.

El sistema de control organizacional, pretende crear congruencia y alinear los objetivos personales con los de la organización. A medida que la organización crece, o se vuelve más compleja (por ejemplo cuando tiene más empleados o está en un área geográfica muy dispersa), la necesidad de los sistemas de control es más obvia, inclusive llega a representar una necesidad "urgente". En una empresa pequeña el dueño puede asumir varias funciones entre ellas la de control, mientras que en una muy grande, esto sería imposible, por lo que se requiere de mecanismos formales y diversos.

La retroalimentación proporciona información acerca de las operaciones y sus resultados, y puede ser: Correctiva cuando produce la información necesaria para mejorar el desempeño de cada una de las operaciones; evaluativo si informa acerca del estado general del sistema y sirve como base para la administración de recompensas o castigos.

CONCLUSIONES

Los venezolanos nos alegramos y nos emocionamos con los triunfos y trofeos de nuestros equipos deportivos, en diversas contiendas, locales, regionales, internacionales y hasta mundiales.  Esa emoción que se ve desde dentro y fuera de las organizaciones deportivas  siempre es fruto de un trabajo que quizás muchos creen lleva en lograrse unos meses con un  esfuerzo simple de los atletas. En muy contados casos esto ha sido así, dado que una victoria de un atleta o equipo lleva consigo una gerencia eficiente de recursos y aplicación de mecanismos administrativos que reflejan tal éxito. Este laurel tiene que ver con toda la cultura deportiva, sus valores, objetivos de la organización en sí misma.

Las organizaciones deportivas deben usar los mismos cimientos de las corporaciones. El deporte también es una industria que en manos correctas y bien intencionadas, puede generar y expandir beneficios económicos a todos sus miembros y allegados, además de proporcionar bienestar integral a los involucrados en ellas.

Es por esto que resulta necesario que los valores sean las bases de sus acciones. La educación, el respeto, la responsabilidad, la lealtad, el trabajo, la solidaridad, entre otros deben ser las banderas que debe erigir toda organización deportiva que aspire ser exitosa de forma consistente a través del tiempo.

El Administrar eficientemente un órgano deportivo nos generará seguramente organizaciones exitosas, autosustentables y que puedan reproducir sus triunfos de manera constante y que ante los fracasos sepan adaptarse a mejoras coherentes sin perder el rumbo. Con planificaciones estratégicas a corto, mediano y largo plazo coherentes y evitando la improvisación o acciones poco analizadas.

Sus miembros deben mantener una cultura y sentido de pertenencia envidiables. Sentir la organización como su segundo hogar y reproducir los valores aprendidos allí.  Conformar una gran familia que gira en torno al eje del deporte como camino del desarrollo integral del ser humano. Con la infancia y la juventud como sus más importantes inversiones. Incluyendo su identidad regional, proyectando la institución como parte de la imagen de la misma. Un matrimonio entre organización y localidad que identifique a sus habitantes con la institución, adoptándola como uno de sus símbolos y códigos. Y al mismo tiempo generando una pertenencia desde el club o asociación deportiva hacia la región, participando y compartiendo actividades con la misma que superen la mera publicidad para ser parte de su cotidianidad.

Es esto lo que hace grande y eterna a una organización. Como podemos ver son claves que se comparten con empresas de otra naturaleza y que han logrado estabilidad y productividad creciente a lo largo del tiempo. Se trata de que cada una de las instituciones busque su identidad en sus raíces y no pierdan de vista su misión y objetivos.

Víctor H. Castro A

8751328

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