RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas.

TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION

Son todas las formas posibles de que se vale el investigador para obtener la información necesaria en el proceso investigativo.

Hace relación al procedimiento, condiciones y lugar de recolección de datos, dependiendo de las distintas fuentes de información tanto primaria como secundaria.

Fuente de información primaria

Es aquella información que se obtiene directamente de la realidad misma, sin sufrir ningún proceso de elaboración previa. Son las que el investigador recoge por si mismo en contacto con la realidad.

Fuente de información secundaria

Son registros escritos que proceden también de un contacto con la realidad, pero que han sido recogidos y muchas veces procesados por sus investigadores.

Como técnica de recolección de información primaria tenemos: la observación, entrevista, cuestionarios, test, la encuesta, los diagramas psicométricos etc.

En cuanto a las técnicas de recolección secundaria tenemos que decir, que los datos de información secundaria suelen encontrarse diseminadas, ya que el material escrito se dispersa en múltiples archivos y fuentes de información.

La técnica de la fuente de información secundaria se denomina documental y sus fuentes principales son: Internet, las bibliotecas, organismos estatales y de empresas, librerías etc.

INSTRUMENTOS

Son los medios de que se vale el investigador para recoger las informaciones necesarias para el proceso investigativo y hace referencia a las herramientas de todo tipo que intervienen en la recolección de datos; dependiendo de la técnica a utilizar.

Por ejemplo, en la recolección de datos de fuente primaria tenemos: el formato de encuesta, el formato para la observación estructurada y otros.

En la recolección de datos de fuente secundaria como se basa en la técnica documental, los instrumentos son libros, revistas, informes de prensa, memorias de grado, archivos y otros.

Para optar por alguna técnica para la recolección de datos se recomienda haber planteado el problema y tener definida la metodología.

LA ENCUESTA

La encuesta es una técnica de información en la cual se utilizan formularios destinados a un conjunto de personas. Los formularios son idénticos para todos. Contienen una serie de preguntas que se responden por escrito en el mismo formulario.

Con la encuesta conseguimos especialmente datos cuantitativos acerca de un tema o problema, pero que pueden ser cotejados en un estudio cualitativo.

Características

Muchas veces se confunde la encuesta con la entrevista que se aplica con cuestionario.

Veamos algunas diferencias formales.

ENCUESTA ENTREVISTA CON CUESTIONARIO

·         Las preguntas tienen una formulación fija. Las preguntas tienen una formulación flexible

·         Las mismas preguntas para todos los encuestados

·         Pueden variar según los encuestados

·         Las preguntas tienen un orden fijo en el formulario Las preguntas pueden hacerse en orden flexible, según se desarrolla la conversación

·         Las preguntas son registradas en espacios determinados del mismo formulario Las respuestas se registran con grabadoras o en un cuaderno de apuntes del entrevistador

·         Se dirige sobre todo a la obtención de datos cuantitativos Se dirige sobre todo a la obtención de informaciones cuantitativas.

·         En la encuesta no podemos hacer exactamente los mismos tipos de preguntas que en la entrevista. No conviene formular preguntas abiertas que piden una opinión o, que buscan profundizar varios aspectos de la realidad. Porque esas preguntas son difíciles de responder en un formulario y de tabular.

·         Normalmente, las preguntas en una encuesta son cerradas o medio abiertas y se dirigen a conseguir información sobre hechos.

La encuesta puede tener diferentes formas de respuestas. En general hay dos formas.

Respuestas estructuradas. Después de la pregunta se encuentran varios “items”, es decir posibles respuestas. El encuestado elige uno o más ítems, poniendo una crucecita o subrayando la respuesta que ha elegido.

Ejemplo:

¿Cuál es su ocupación principal?

____ Agricultor (pequeño propietario)

____ Obrero agrícola

____ Obrero no agrícola

____ Amo de casa

____ Tendero

____ Otros

Respuestas no estructuradas. Se escribe la respuesta en un espacio al lado o bajo la pregunta. Es una palabra o frase.

Ejemplo:

¿Cuál es su ocupación principal? ……. Docente

¿Con qué frecuencia trasnocha usted? …… Solo los fines de semana

La limitación más grande de la encuesta es que no podemos conseguir informaciones profundas. La encuesta no sirve para:

1.     Conocer las cosas más a fondo

2.    Conocer las opiniones y preocupaciones tal como las expresa la gente

3.    Obtener informaciones personales o sensibles

Por otra parte la encuesta tiene la ventaja de ser una técnica ágil para conocer datos. Una vez formuladas las preguntas y definidas las formas de respuesta, podemos encuestar a muchas personas en corto tiempo. Y después recoger los formularios, es posible comparar sistemáticamente los resultados de diferentes grupos, porque todos han respondido las mismas preguntas.

A quiénes encuestar

Una cuestión fundamental es definir precisamente a quienes vamos a encuestar. Tenemos que elegir entre dos alternativas: encuesta a todos los compañeros, o encuestar a una selección de ellos.

a) Encuestar a todos

En una comunidad pequeña, muchas veces es posible encuestar a todos los que están involucrados en el problema de la investigación. Aunque hablamos de “todos”, no siempre hace falta encuestar a cada individuo de une unidad social como la familia. Por ejemplo, si el tema es la situación de la salud , será suficiente encuestar a uno de los padres.

Es muy importante que entre todos los encuestados se encuentren los diferentes grupos o sectores que tienen que ver con el tema de la encesta. Por ejemplo:

·          Campesinos con tierra y sin tierra

·          Migrantes y no migrantes

·          Hombres y mujeres

·          Personas de diferentes edades

Algunos de estos grupos tendrán una situación específica con relación al tema de la encuesta. La identificación de cuáles son los sectores más significativos, depende del tema de nuestra encuesta.. si distinguimos bien los sectores más significativos, contaremos con información más variadas y completas. Posteriormente nos servirá para comparar los distintos datos y puntos de vista de estos sectores.

b) encuestar a una selección de involucrados

Cuando resulta imposible encuestar a toda la población, tenemos que hacer una muestra representativa. Esto significa que seleccionamos a un grupo reducido de compañeros para representar a la población. La selección del grupo se hace con base a tres criterios:

·          El grupo de estar formado por compañeros de los sectores más significativos para la encuesta.

·          Dentro del grupo debe haber los mismos porcentajes de dichos sectores que en toda la población.

·          El número de compañeros del grupo debe ser por lo menos la décima parte de la comunidad.

Un grupo que cumple con estos tres criterios es una muestra representativa.

Con una buena muestra garantizamos que los resultados de la encuesta sean un verdadero reflejo de la realidad en la comunidad u organización. Después de construir la muestra, elegimos a las personas concretas que vamos a encuestar. Es necesario que elijamos por sorteo o al azar. Así todos los posibles candidatos tendrán las mismas posibilidades de ser elegidos.

El desarrollo

En la preparación es importante:

·         Aclarar el tema o los temas que queremos tratar y qué datos necesitamos para la investigación.

·         Seleccionar a las personas o grupos a quienes vamos a encuestar. Teniendo en cuenta:

·         ¿Cuáles sectores de la población son los más significativos para la encuesta?

·         ¿Podemos encuestar a todos, o tenemos que hacer una muestra representativa?

·         Formula las preguntas de la encuesta de acuerdo a los datos que queremos obtener:

·         No preguntar más de lo que queremos saber.

·         Ajustar el lenguaje a la cultura y los conocimientos de la gente.

·         No sugerir ciertas respuestas en la formulación de las preguntas.

·         Poner en orden las preguntas, empezando con algunos datos personales (sexo, estado civil, profesión, etc.), si éstos son importantes por el tema de la encuesta.

·         Definir las formas de respuestas: estructuradas o no estructuradas. La forma más adecuada depende de la pregunta. Si conocemos todas las posibles respuestas a una pregunta, podemos utilizar respuestas estructuradas con ítems. Estas facilitarán el proceso posterior.

En la elaboración de las preguntas se debe evitar cualquier tipo de ambigüedad si lo que se quiere es obtener datos concretos.

Conviene probar una primera versión del formulario (encuesta piloto) con algunas personas, antes de realizar la encuesta con todos. Así tendremos la oportunidad de mejorar las formulaciones.

Utilización y recomendaciones

La encuesta es una de las técnicas más utilizadas en las investigaciones autoritarias y las investigaciones tradicionales. En la gran mayoría de los casos, los encuestados solo proporcionan datos, sin saber por qué y para qué sirven y sin enterarse de los resultados.

No obstante, es posible usar esta técnica en el marco de la investigación participativa. Puede ser una técnica adecuada, si la ajustamos a nuestras condiciones y al tipo de investigación que realizamos. Esto significa más que nada que debe hacerse una participación activa de la gente o sus representantes en diferentes momentos.

Es clave tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

 Antes de decidir sobre el uso o no de una encuesta, contemplar bien sus limitaciones y posibilidades. Si necesitamos informaciones más a fondo es mejor elegir otra técnica.

 Combinar siempre la encuesta con otras técnicas, como la discusión grupal, la entrevista, la observación directa y la lectura de documentos.

 Hacer una encuesta exige que tengamos una máxima claridad del tema y de lo que queremos saber. Porque muchas actividades dependen de ello: La definición de sectores más significativos, la construcción de una muestra, la formulación de preguntas e ítems, el procesamiento de los datos y la socialización de los resultados.

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.

Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

Preparación de la Entrevista

·         Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).

·         Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).

·         Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).

·         Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).

·         Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).

Conducción de la Entrevista

·         Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).

·         Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).

·         Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).

·         Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).

·         Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).

·         Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).

·         Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.

·         Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).

Secuela de la Entrevista

·         Escribir los resultados (Documentación).

·         Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).

·         Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).

Recabar datos mediante la Entrevista

La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.

En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.

Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.